General

Signature Smile Dental Studio strives to ensure that its services are accessible to people with disabilities. Signature Smile Dental Studio has invested a significant amount of resources to help ensure that its website is made easier to use and more accessible for people with disabilities, with the strong belief that every person has the right to live with dignity, equality, comfort and independence.

Accessibility on Signature Smile Dental Studio

Signature Smile Dental Studio makes available the UserWay Website Accessibility Widget that is powered by a dedicated accessibility server. The software allows Signature Smile Dental Studio to improve its compliance with the Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0).

Enabling the Accessibility Menu

The Signature Smile Dental Studio accessibility menu can be enabled by clicking the accessibility menu icon that appears on the corner of the page. After triggering the accessibility menu, please wait a moment for the accessibility menu to load in its entirety.

Disclaimer

Signature Smile Dental Studio continues its efforts to constantly improve the accessibility of its site and services in the belief that it is our collective moral obligation to allow seamless, accessible and unhindered use also for those of us with disabilities.

Despite our efforts to make all pages and content on Signature Smile Dental Studio fully accessible, some content may not have yet been fully adapted to the strictest accessibility standards. This may be a result of not having found or identified the most appropriate technological solution.

Here For You

If you are experiencing difficulty with any content on Signature Smile Dental Studio or require assistance with any part of our site, please contact us during normal business hours as detailed below and we will be happy to assist.

Contact Us

If you wish to report an accessibility issue, have any questions or need assistance, please contact Signature Smile Dental Studio Customer Support as follows:

Email: developer@vizisites.com

Signature Smile Dental Studio — Notice of Privacy Practices

THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL AND DENTAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Effective date: January 1, 2026

This notice applies to Signature Smile Dental Studio, 9900 Stockdale Hwy, Ste 201, Bakersfield, CA 93311, and to every dentist, hygienist, assistant, and staff member who works here. It explains how we use and share your health information, what rights you have, and what we must do to protect your privacy.

If you have questions about this notice, contact our Privacy Officer, Dr. Roger Pham, at (661) 664-9900 or hello@signaturesmiledentalstudio.com.

Our responsibilities

The law requires us to protect the privacy and security of your health information. We must:

• Keep your protected health information private, as required by federal law (HIPAA) and California law.
• Give you this notice of our legal duties and privacy practices, and follow the version that is currently in effect.
• Tell you promptly if a breach happens that may have compromised the privacy or security of your information.
• Not use or share your information in ways other than those described here unless you give us written permission. If you give permission, you may change your mind at any time by telling us in writing.

How we use and share your information

We use and share your information mainly to treat you, get paid for your care, and run our office. We do not need your written permission for these uses.

• To treat you. Our dentists and team use your health history, X-rays, photos, and records to plan and provide your care. We may share them with other providers involved in your care, such as a specialist, your physician, a pharmacy, or a dental lab making your crown or appliance.
• To bill for your care. We share information with your dental insurance or the person responsible for your account to get paid. Example: we send your insurance a claim listing the treatment you received.
• To run our office. We use information to check the quality of our care, train our team, and manage our business. Example: we review charts to make sure treatment notes are complete.
• Appointment reminders and office messages. With your consent, we contact you by text message, email, or phone about appointments, confirmations, forms, treatment, and billing. Texts and calls come from our office number, (661) 664-9900. You can stop texts at any time by replying STOP or telling our front desk.
• Our service partners. We use companies that help us run the office, such as our practice-management software, patient-messaging service, and secure document storage. Each signs a business associate agreement and must protect your information the same way we do.
• Family and friends involved in your care. Unless you object, we may share information with a family member, friend, or other person you name who is involved in your care or helps pay for it. On your intake forms you tell us who, if anyone, we may speak with. If you are not able to tell us, such as in an emergency, we may share information if we believe it is in your best interest.
• Parents and guardians. For a patient under 18, we generally share information with the parent or legal guardian, except where California law gives the minor the right to control certain information.

Other ways the law lets or requires us to share information

We may also share your information without your written permission in these situations, only as the law allows and only the minimum needed:

• When required by law, including when the U.S. Department of Health and Human Services checks that we are complying with privacy law.
• Public health and safety, such as reporting disease, reporting reactions to medications or problems with dental products, or helping with product recalls.
• Abuse, neglect, or domestic violence. As mandated reporters, we must report suspected child abuse or neglect, and suspected abuse of elders or dependent adults, to the proper authorities.
• Serious threats to health or safety, to help prevent a serious and imminent threat to you, another person, or the public.
• Health oversight, such as audits, investigations, and licensing reviews by the Dental Board of California and other agencies.
• Lawsuits and legal proceedings, in response to a court order, and in some cases a subpoena or other lawful request.
• Law enforcement, in limited cases, such as to identify a suspect or missing person, or as required by a warrant or court order.
• Identification of a deceased person. Dental records are often used to identify people. We may share information with coroners, medical examiners, and funeral directors.
• Organ and tissue donation, with organizations that handle donation and transplantation.
• Research, only when an approved process protects your privacy.
• Workers’ compensation, for work-related injury claims.
• Special government functions, such as military, national security, and protective services, as the law requires.

Uses that need your written permission

We will never do the following without your written permission:

• Marketing. We will not use your information to market other companies’ products or services to you. Reminders about your own care and our own services are not marketing.
• Selling your information. We never sell your health information.
• Photos for marketing. We take photos of your face, mouth, and teeth for your dental record. We use them on our website, social media, or advertising only if you sign our photo release. You may cancel that permission in writing at any time.
• Psychotherapy notes. We do not keep these, but if we ever received them, we would not share them without your permission.

Any other use not described in this notice also requires your written permission. You may cancel a permission at any time by telling us in writing. Canceling does not undo anything we already did with your permission.

Your rights

You have the following rights about your health information. To use any of them, contact our Privacy Officer. We may ask you to make some requests in writing.

• Get a copy of your records. You may see or get a copy of your dental and billing records, on paper or electronically. We will respond within the time required by federal and California law. We may charge a reasonable, cost-based fee for copies.
• Ask us to correct your records. If you think information in your record is wrong or incomplete, you may ask us to correct it. We may say no, but we will tell you why in writing within 60 days.
• Ask for confidential communications. You may ask us to contact you in a certain way, such as only by cell phone or at a different mailing address. We will agree to reasonable requests.
• Ask us to limit what we use or share. You may ask us not to use or share certain information for treatment, payment, or our operations. We do not have to agree, and we may say no if it would affect your care. If you pay for a service in full out of pocket, you may ask us not to share information about it with your health plan, and we will agree unless a law requires us to share it.
• Get a list of who we shared your information with. You may ask for a list of the times we shared your information in the six years before your request, who we shared it with, and why. The list does not include sharing for treatment, payment, or our operations, or sharing you asked us to make. We provide one list a year free; we may charge a reasonable fee for more.
• Get a copy of this notice. You may ask for a paper copy at any time, even if you agreed to get it electronically.
• Choose someone to act for you. If you have given someone medical power of attorney, or someone is your legal guardian, that person can use your rights and make choices about your health information. We will confirm they have this authority first.
• Be told about a breach. We will notify you if a breach affects your unsecured health information.

California law and specially protected records

Where California law protects your information more than federal law, we follow California law. This includes the California Confidentiality of Medical Information Act, which limits how health care providers share medical information, and laws that give extra protection to information such as HIV test results, mental health records, and certain care that minors can consent to themselves.

If we receive records from a federally assisted substance use disorder treatment program (protected by 42 CFR Part 2), we will not use or share them in any civil, criminal, administrative, or legislative proceeding against you unless you give written consent or a court orders it, as the law allows.

Changes, questions, and complaints

We may change this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The current notice is posted in our office and on our website, and you may ask for a copy at any time.

If you believe your privacy rights have been violated, you may file a complaint with us or with the federal government. We will not retaliate against you in any way for filing a complaint.

Signature Smile Dental Studio — Aviso de Prácticas de Privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y DENTAL, Y CÓMO PUEDE USTED OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR, LÉALO CON ATENCIÓN.

Fecha de vigencia: 1 de enero de 2026

Este aviso se aplica a Signature Smile Dental Studio, 9900 Stockdale Hwy, Ste 201, Bakersfield, CA 93311, y a cada dentista, higienista, asistente y miembro del personal que trabaja aquí. Explica cómo usamos y compartimos su información de salud, qué derechos tiene usted y qué debemos hacer para proteger su privacidad.

Si tiene preguntas sobre este aviso, comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad, el Dr. Roger Pham, al (661) 664-9900 o a hello@signaturesmiledentalstudio.com.

Esta es una traducción al español del aviso en inglés. Si hay alguna diferencia entre las dos versiones, la versión en inglés es la que rige.

Nuestras responsabilidades

La ley nos exige proteger la privacidad y la seguridad de su información de salud. Debemos:

• Mantener privada su información de salud protegida, como lo exigen la ley federal (HIPAA) y la ley de California.
• Entregarle este aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad, y seguir la versión que esté vigente.
• Informarle de inmediato si ocurre una violación de seguridad que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su información.
• No usar ni compartir su información de maneras distintas a las descritas aquí, a menos que usted nos dé permiso por escrito. Si nos da permiso, puede cambiar de opinión en cualquier momento avisándonos por escrito.

Cómo usamos y compartimos su información

Usamos y compartimos su información principalmente para atenderle, cobrar por su atención y administrar nuestra oficina. Para estos usos no necesitamos su permiso por escrito.

• Para atenderle. Nuestros dentistas y nuestro equipo usan su historial de salud, radiografías, fotos y expedientes para planear y brindarle atención. Podemos compartirlos con otros proveedores que participan en su atención, como un especialista, su médico, una farmacia o un laboratorio dental que esté haciendo su corona o aparato.
• Para cobrar por su atención. Compartimos información con su seguro dental o con la persona responsable de su cuenta para recibir el pago. Ejemplo: enviamos a su seguro una reclamación con el tratamiento que usted recibió.
• Para administrar nuestra oficina. Usamos información para revisar la calidad de nuestra atención, capacitar a nuestro equipo y manejar nuestro negocio. Ejemplo: revisamos expedientes para asegurarnos de que las notas de tratamiento estén completas.
• Recordatorios de citas y mensajes de la oficina. Con su consentimiento, nos comunicamos con usted por mensaje de texto, correo electrónico o teléfono sobre citas, confirmaciones, formularios, tratamiento y facturación. Los mensajes de texto y las llamadas vienen del número de nuestra oficina, (661) 664-9900. Puede dejar de recibir mensajes de texto en cualquier momento respondiendo STOP o avisándole a nuestra recepción.
• Nuestros socios de servicio. Trabajamos con compañías que nos ayudan a administrar la oficina, como nuestro programa de gestión de la clínica, el servicio de mensajes para pacientes y el almacenamiento seguro de documentos. Cada una firma un acuerdo de socio comercial (business associate agreement) y debe proteger su información de la misma manera que nosotros.
• Familiares y amigos que participan en su atención. A menos que usted se oponga, podemos compartir información con un familiar, amigo u otra persona que usted indique y que participe en su atención o ayude a pagarla. En sus formularios de admisión usted nos dice con quién podemos hablar, si es que hay alguien. Si usted no puede decírnoslo, por ejemplo en una emergencia, podemos compartir información si creemos que es lo mejor para usted.
• Padres y tutores. En el caso de un paciente menor de 18 años, por lo general compartimos información con el padre, la madre o el tutor legal, excepto cuando la ley de California le da al menor el derecho de controlar cierta información.

Otras formas en que la ley nos permite o exige compartir información

También podemos compartir su información sin su permiso por escrito en las siguientes situaciones, solo como lo permite la ley y solo lo mínimo necesario:

• Cuando lo exige la ley, incluso cuando el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. verifica que cumplimos con la ley de privacidad.
• Salud y seguridad pública, como reportar enfermedades, reportar reacciones a medicamentos o problemas con productos dentales, o ayudar con retiros de productos del mercado.
• Abuso, negligencia o violencia doméstica. Como reportantes obligatorios, debemos reportar a las autoridades correspondientes cualquier sospecha de abuso o negligencia infantil, y de abuso de personas mayores o adultos dependientes.
• Amenazas graves a la salud o la seguridad, para ayudar a prevenir una amenaza grave e inminente para usted, otra persona o el público.
• Supervisión de la salud, como auditorías, investigaciones y revisiones de licencias por parte de la Junta Dental de California (Dental Board of California) y otras agencias.
• Demandas y procesos legales, en respuesta a una orden judicial y, en algunos casos, a una citación u otra solicitud legal.
• Autoridades policiales, en casos limitados, como para identificar a un sospechoso o a una persona desaparecida, o cuando lo exige una orden de registro o una orden judicial.
• Identificación de una persona fallecida. Los expedientes dentales se usan con frecuencia para identificar a personas. Podemos compartir información con forenses, médicos legistas y directores de funerarias.
• Donación de órganos y tejidos, con organizaciones que se encargan de la donación y el trasplante.
• Investigación, solo cuando un proceso aprobado protege su privacidad.
• Compensación al trabajador, para reclamaciones por lesiones relacionadas con el trabajo.
• Funciones especiales del gobierno, como servicios militares, de seguridad nacional y de protección, según lo exija la ley.

Usos que requieren su permiso por escrito

Nunca haremos lo siguiente sin su permiso por escrito:

• Mercadeo. No usaremos su información para promocionarle productos o servicios de otras compañías. Los recordatorios sobre su propia atención y sobre nuestros propios servicios no se consideran mercadeo.
• Venta de su información. Nunca vendemos su información de salud.
• Fotos para mercadeo. Tomamos fotos de su cara, boca y dientes para su expediente dental. Las usamos en nuestro sitio web, redes sociales o publicidad solo si usted firma nuestra autorización de fotos. Puede cancelar ese permiso por escrito en cualquier momento.
• Notas de psicoterapia. No guardamos este tipo de notas, pero si alguna vez las recibiéramos, no las compartiríamos sin su permiso.

Cualquier otro uso que no se describa en este aviso también requiere su permiso por escrito. Puede cancelar un permiso en cualquier momento avisándonos por escrito. Cancelarlo no deshace lo que ya hayamos hecho con su permiso.

Sus derechos

Usted tiene los siguientes derechos sobre su información de salud. Para ejercer cualquiera de ellos, comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad. Es posible que le pidamos que haga algunas solicitudes por escrito.

• Obtener una copia de sus expedientes. Puede ver u obtener una copia de sus expedientes dentales y de facturación, en papel o en formato electrónico. Le responderemos dentro del plazo que exigen la ley federal y la ley de California. Podemos cobrar una tarifa razonable basada en el costo por las copias.
• Pedirnos que corrijamos sus expedientes. Si cree que la información de su expediente está equivocada o incompleta, puede pedirnos que la corrijamos. Podemos decir que no, pero le explicaremos por qué por escrito dentro de 60 días.
• Pedir comunicaciones confidenciales. Puede pedirnos que nos comuniquemos con usted de cierta manera, por ejemplo solo por teléfono celular o a otra dirección postal. Aceptaremos las solicitudes razonables.
• Pedirnos que limitemos lo que usamos o compartimos. Puede pedirnos que no usemos ni compartamos cierta información para su tratamiento, pagos o nuestras operaciones. No estamos obligados a aceptar, y podemos decir que no si eso afectaría su atención. Si usted paga un servicio por completo de su bolsillo, puede pedirnos que no compartamos información sobre ese servicio con su plan de salud, y aceptaremos a menos que una ley nos obligue a compartirla.
• Obtener una lista de con quién compartimos su información. Puede pedir una lista de las veces que compartimos su información en los seis años anteriores a su solicitud, con quién la compartimos y por qué. La lista no incluye lo compartido para tratamiento, pagos u operaciones, ni lo que usted nos pidió compartir. Le damos una lista gratis al año; podemos cobrar una tarifa razonable por listas adicionales.
• Obtener una copia de este aviso. Puede pedir una copia en papel en cualquier momento, aunque haya aceptado recibirlo de forma electrónica.
• Elegir a alguien que actúe por usted. Si usted le dio a alguien un poder médico (medical power of attorney), o si alguien es su tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud. Primero confirmaremos que tiene esa autoridad.
• Recibir aviso de una violación de seguridad. Le avisaremos si una violación de seguridad afecta su información de salud no protegida.

La ley de California y los expedientes con protección especial

Cuando la ley de California protege su información más que la ley federal, seguimos la ley de California. Esto incluye la Ley de Confidencialidad de la Información Médica de California (California Confidentiality of Medical Information Act), que limita cómo los proveedores de salud comparten la información médica, y las leyes que dan protección adicional a información como los resultados de pruebas de VIH, los expedientes de salud mental y cierta atención que los menores pueden autorizar por sí mismos.

Si recibimos expedientes de un programa de tratamiento de trastornos por consumo de sustancias con asistencia federal (protegidos por 42 CFR Parte 2), no los usaremos ni los compartiremos en ningún proceso civil, penal, administrativo o legislativo en su contra, a menos que usted dé su consentimiento por escrito o un tribunal lo ordene, según lo permita la ley.

Cambios, preguntas y quejas

Podemos cambiar este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El aviso vigente está publicado en nuestra oficina y en nuestro sitio web, y puede pedir una copia en cualquier momento.

Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante nosotros o ante el gobierno federal. No tomaremos ningún tipo de represalia contra usted por presentar una queja.